Que dois-je faire en cas de violation de données dans mon entreprise ?
Faire l'expérience d'une violation de données peut être un défi décourageant, mais en adoptant la bonne approche, vous pouvez gérer la situation efficacement et minimiser les dégâts. Voici un guide pratique pour aider votre entreprise à s'y retrouver.
Étape 1 : Rester concentré
Bien qu'il soit naturel de se sentir dépassé, il est essentiel de rester calme et d'avoir les idées claires. La violation s'étant déjà produite, votre priorité doit être de comprendre le problème et d'empêcher qu'il ne se reproduise. La plupart des violations n'entraînent pas de sanctions graves, et les régulateurs tels que la donnent souvent la priorité à l'aide aux entreprises pour qu'elles renforcent leur sécurité.
Étape 2 : Notifier l'incident et lancer le compte à rebours
Si la violation est suffisamment grave, vous avez l'obligation légale de le notifier à la CNIL dans les 72 heures. Commencez immédiatement à tout documenter en notant le moment où vous avez découvert la violation, les personnes concernées, les données concernées et les mesures que vous avez prises. Cette documentation vous aidera à déterminer si la violation doit être signalée et constituera la base de votre notification, le cas échéant.
Étape 3 : Recueillir les informations clés
Rassemblez rapidement tous les faits pertinents concernant la violation. Identifiez les données compromises, le nombre de personnes concernées et la séquence des événements qui ont conduit à la violation. Consignez ces informations dans votre registre et mettez-le à jour au fur et à mesure que de nouveaux détails apparaissent. Vous aurez ainsi une idée précise de la portée de l'incident et pourrez réagir efficacement.
Étape 4 : Prendre des mesures immédiates pour contenir la violation
Votre priorité doit être de limiter les dégâts. Si les données ont été envoyées à la mauvaise personne, demandez-lui de les supprimer ou de les renvoyer en toute sécurité. Si elles ont été perdues, retracez les étapes de votre parcours pour les récupérer. En cas de cyber intrusion, changez immédiatement tous les mots de passe et veillez à ce que le personnel fasse de même. En cas de vol d'un appareil, effacez-le à distance pour empêcher tout accès non autorisé.
Étape 5 : Évaluer le risque potentiel
Il convient ensuite d'évaluer le risque potentiel pour les personnes dont les données ont été compromises. Ces données peuvent-elles conduire à un vol d'identité, à une perte financière ou bien à une détresse émotionnelle ? Si le risque semble faible, comme l'envoi d'un courriel inoffensif à la mauvaise personne, il n'est peut-être pas nécessaire de le signaler. En revanche, pour les violations plus graves, il convient d'évaluer la gravité en prenant en considération le point de vue des personnes concernées.
Étape 6 : Communiquer avec les personnes concernées
Si la violation présente un risque important, vous devez informer les personnes concernées dès que possible. Donnez-leur des instructions claires sur la manière de se protéger, par exemple en mettant à jour les mots de passe ou en surveillant les activités suspectes. Même si le risque est faible, il peut être utile de les informer, mais évitez de les alarmer inutilement.
Étape 7 : Soumettre votre notification à la CNIL (si nécessaire)
Si la violation doit être signalée, soumettez une notification détaillée à la CNIL dans les 72 heures suivant sa découverte. Indiquez les faits, votre évaluation des risques et les mesures que vous avez prises pour en atténuer l'impact. Si vous ne savez pas si la violation doit être signalée, utilisez l'outil d'auto-évaluation de la CNIL ou contactez son service d'assistance téléphonique.
Mesures proactives en cas de violation
Surveiller les risques en cours : Une fois la violation maîtrisée, surveillez toute nouvelle activité suspecte. Informez vos clients si leurs informations ont été compromises.
Sécurisez vos comptes professionnels : Mettez à jour tous les mots de passe et activez l'authentification à deux facteurs pour plus de sécurité. Utilisez des mots de passe uniques pour les différents comptes afin d'éviter d'autres problèmes.
Envisagez des alertes à la fraude : Si des données à caractère personnel ont été compromises, conseillez aux personnes concernées de placer des alertes à la fraude sur leur dossier de crédit afin de prévenir l'usurpation d'identité.
Suivre l'activité financière et de crédit : Encouragez la surveillance continue des comptes bancaires et des rapports de crédit afin de détecter rapidement toute activité inhabituelle et de réduire le risque de fraude.
Mettre en place des gels ou des blocages de crédit : Pour les données sensibles telles que les numéros de sécurité sociale, il est recommandé aux personnes concernées de geler leur dossier de crédit afin d'empêcher l'ouverture frauduleuse de nouveaux comptes.
La gestion d'une violation de données peut sembler décourageante, mais en adoptant une approche calme et structurée, vous pouvez réduire les dommages potentiels. En rassemblant les faits, en contenant la violation, en communiquant efficacement et en établissant une notification si nécessaire, vous pouvez protéger à la fois votre entreprise et les personnes concernées.
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Article de Nathalie Pouderoux, Paralegal / Consultante, pour Gerrish Legal